Es labor de la Oficina de Relaciones Públicas establecer los principios protocolares y procedimentales necesarios para la correcta planificación, organización e implementación de toda ceremonia o acto institucional, en el cual participen las máximas autoridades de la Universidad Nacional, con la presencia de invitados especiales o en ausencia de estos. Los criterios emanan a partir de la historia de la UNA, su carácter público, las relaciones institucionales que mantiene y su autonomía.
Por protocolo se entenderán las normas, decretos y reglamentaciones que deberán observarse en el ceremonial; se representa a través de usos sociales, costumbres y hábitos institucionales, los cuales, en determinadas circunstancias y contextos, han dado paso al establecimiento de normas y leyes que definen precedencias, tanto a lo interno de la universidad como en su interacción con otras instituciones.
En este sentido, se observan instrucciones emanadas del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en cuanto a ceremonial de Estado, así como otras emitidas desde CONARE u otras instancias vinculantes.
El ceremonial, por su parte, se centra en la organización de todos los aspectos y formas concernientes al acto o ceremonia (público o privado, nacional o internacional), precisamente en observancia del protocolo establecido. Al respecto, la experiencia demuestra que no hay dos actos iguales, por lo tanto, organización, costumbres y legislación, deben interpretarse y ejecutarse en función de las singularidades de cada actividad.
La condición pública de la UNA, por la cual se interactúa con entes gubernamentales y privados, cuerpo diplomático, organismos internacionales y universidades extranjeras, entre muchos de sus vínculos interinstitucionales; obliga a implementar protocolos y ceremoniales de conformidad y uniformidad con las normativas legales y consuetudinarias dispuestas, revistiéndolas de la solemnidad correspondiente a su prestigio, tradición e imagen institucional.
Tipos de actos y apoyo desde la Oficina de Relaciones Públicas:
1- Actos Solemnes tales como: aniversario institucional, inauguración del año académico, entrega de grados académicos honoríficos (Doctor Honoris Causa, Profesor Emérito) y cambio de autoridades de Rectoría, entre otros. Se trata de eventos para los que media acuerdo del Consejo Universitario.
Su organización es responsabilidad de la Oficina de Relaciones Públicas, sin perjuicio de la colaboración que le puedan brindar otras unidades.
2- Actos Institucionales: inauguración de obras de infraestructura, exposiciones de alcance institucional, presentación de libros, muestras de arte, entre otros. La organización de los actos institucionales puede ser responsabilidad de la Oficina de Relaciones Públicas o de la instancia universitaria que los proponga, con el apoyo de la ORP. En tales casos, se prestará asesoría y apoyo a la unidad académica o administrativa directamente beneficiada – responsable de la actividad- en todo lo relacionado con la coordinación y desarrollo de la ceremonia.
3-Actos Interinstitucionales: firma de convenios, entrega de donaciones, visitas de personalidades nacionales o extranjeras con fines protocolares, inauguraciones de proyectos conjuntos entre la UNA y otras entidades. Su organización es responsabilidad de la unidad directamente beneficiada, con el apoyo de la Oficina de Relaciones Públicas. En caso de que la necesidad emane directamente del Consejo Universitario o Rectoría, la responsabilidad es absoluta de la ORP.
4.- Actos Académicos: investidura de catedráticos, entrega de títulos y diplomas, premiaciones, presentación de resultados de un proyecto, inauguración o clausura de actividades de extensión académica (seminarios, congresos, etc.)
La organización y coordinación de los actos académicos son responsabilidad de la unidad gestora de la iniciativa. En caso de requerirlo, la Oficina de Relaciones Públicas acompaña en el proceso o apoya en la conducción del acto oficial. Puede consultar también las guías sobre planificación y divulgación de eventos, elaboradas por la Oficina de Relaciones Públicas.
¿Cómo solicitar apoyo protocolario?
La Oficina de Relaciones Públicas a emitido la instrucción UNA-ORP-DISC-02-2021.
Complete el siguiente formulario:
Si requiere solicitar apoyo protocolario para un evento, obsequios institucionales, banderas, mantelería u otros, por favor complete el siguiente formulario: http://goo.gl/98v0yi .
Préstamo de material:
Si únicamente requiere préstamo de materiales, puede solicitarlos enviando un correo a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Debe indicar el nombre y la fecha del evento, los materiales requeridos y el nombre y número de cédula de la persona responsable del retiro y la devolución.
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